Become a profesional secretary

Secretary: Become a Professional Secretary in 5 Step

     A Professional Secretary organizes an office and make sure that it flows smoothly. The tasks for a Professional Secretary vary widely - from filing to scheduling appointments. For entry-level jobs, only a high school diploma or GED is required.

• Step 1: Researching a Professional Secretary's Career Duties and Education

Most Professional Secretaries perform clerical work. This can include planning and scheduling meetings and appointments, organizing paper and electronic files, managing projects and contacting clients or other businesses using the telephone, mail, websites and e-mail. They should know how to use fax machines, photocopiers, scanners and videoconferencing and telephone systems. They should have excellent interpersonal skills and be able to deal with different types of people. A Professional Secretary can learn many of their responsibilities on the job. To advance more quickly they can take individual classes or longer degree programs at vocational schools.

• Step 2: Begin a career as a Secretary by Earning an Associate's Degree

A degree is not necessary to become a Professional Secretary. However, those wishing to jumpstart their careers can earn an associate's degree in administrative assisting. Often this includes learning certain computer programs and office procedures.

• Step 3: Specialize in a Secretarial Degree

Those wishing to be a specific type of Professional Secretary can take further courses or pursue more specialized degree options. The most common areas of specialization are as a legal secretary or a medical secretary. Legal secretaries need to earn an associate's degree in paralegal studies, also called an associate's degree in a legal secretary. Those interested in health care can earn an associate's or bachelor's degree in medical assisting.

• Step 4: Earn Licensing and Certification to Become a Professional Secretary

No specific certification is required to become a secretary. However, some organizations offer certifications that make an applicant more marketable. These include the International Association of Administrative Professionals, the National Association of Legal Secretaries and Legal Secretaries International. These designations include becoming a Certified Professional Secretary or a Certified Administrative Professional.

• Step 5: Apply for a Job as a Professional Secretary

Secretaries find employment in any type of office, both public and private. Most employers require exceptional organizational skills, familiarity with Microsoft Office and good interpersonal skills. Specialized secretaries must be familiar with the type of business in which they are working. Industry-specific academic work or previous experience is necessary.

http://degreedirectory.org/articles/Secretary_Become_a_Professional_Secretary_in_5_Steps.html

Pengurusan Surat Penting Dengan Kartu Kendali

Merupakan pengurusan surat  dengan menggunakan kartu sebagai pencatatan, baik surat masuk maupun surat keluar.
Biasanya digunakan pada organisasi/instansi yang frekuensi korespondensinya lumayan besar.
Terdapat kantor pusat(depan) sebagai unit kearsipan dan kantor belakang(pada bagian-bagian) unit pengolah.
Pengurusan surat masuk dinas dengan kartu sebagai pencatatan ada 3 jenis, yaitu :

• Surat masuk penting dengan menggunakan kartu kendali rangkap 3 yakni berwarna putih, kuning dan merah
• Surat masuk biasa menggunakan lembar pengantar rangkap 2 berwarna biru.
• Surat masuk rahasia dengan menggunakan lembar pengantar rahasia rangkap 2 berwarana merah.

Pada unit pengolah terdapat 4 bagian(staff), yakni : 

• Penerima
• Pencatat
• Pengar
• Pengendali

Pada unit kearsipan terdapat 3 bagian, yakni :

• Tata Usaha
• Pimpinan
• Pelaksana

Sedikit saja

JARINGAN KOMUNIKASI

Apa jarkom itu?
> sekelompok hardware seperti PC, printer dan peralatan yang terhubung satu sama lain dan masing-masing terjadi interaksi komunikasi.
 Beberapa contoh konfigurasi jaringan :

• client - server
• peer to peer

 Topologi Jaringan adalah peta atau letak beberapa komputer yang telah digabungkan.
Macam-macam Topologi :
1.  Topologi Bus
      - suatu jaringan paling sederhana (linear)
      - menggunakan kabel coaxial dengan konektor BNC & setiap ujung diberi beban end connector dengan impedansi 50 ohm.
      - jika salah satu rusak pada koneksi, maka seluruh jariingan tidak berfungsi.
      - mudah tbrakan (colision) dua arah satu kabel.
2. Topologi Ring
      - berbentuk lingkaran tertutup
      - menggunakan kabel coaxial dan konektor BNC tanpa end connector
      - colision bisa dikurangi, satu arah
      - jika salah satu rusak pada koneksi, maka tidak akn mempengaruhi jaringan
3. Topologi Star
      - maintenance mudah
      - menggunakan UTP RJ 45 dan switch sebagai pembagi koneksi
      - tabrakan minimum
      - kerusakn pada salah satu koneksi, tidak akn mempengaruhi fungsi keseluruhan jaringan..

Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran

Program keahlian Administrasi Perkantoran termasuk salah satu dari bidang keahlian Bisnis dan manajemen. Jabatan tamatan program keahlian administrasi perkantoran adalah sekretaris yunior, dalam lingkup sekretaris.

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

·         Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

-

Kompetensi Keahlian

STANDAR KOMPETENSI	KOMPETENSI DASAR
1. Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran	1.1. Mendeskripsikan administrasi perkantoran 1.2. Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi 1.3. Mengidentifikasi pekerjaan kantor 1.4. Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran 1.5. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran.
2. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi	2.1. Mengidentifikasi proses komunikasi 2.2. Menerima dan menyampaikan informasi 2.3. Memilih media komunikasi 2.4. Melakukan komunikasi melalui telepon.
3. Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan	3.1. Mendeskripsikan kerjasama dengan kolega dan pelanggan 3.2. Menyediakan bantuan kepada pelanggan di dalam dan di luar organisasi 3.3. Memelihara standar penampilan pribadi 3.4. Menerapkan bekerja dalam tim.
4. Menerapkan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup (K3LH)	4.1. Mendeskripsikan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) 4.2. Melaksanakan prosedur K3 4.3. Menerapkan konsep lingkungan hidup 4.4. Menerapkan ketentuan pertolongan pertama pada kecelakaan.
5. Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak	5.1. Mendeskripsikan aplikasi perangkat lunak 5.2. Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam mengolah dokumen/ naskah.
6. Mengoperasikan aplikasi presentasi	6.1. Mendeskripsikan aplikasi presentasi 6.2. Menggunakan aplikasi presentasi untuk mengolah bahan informasi.
7. Peralatan kantor	7.1. Melakukan prosedur pengadaan peralatan kantor 7.2. Menggunakan peralatan kantor 7.3. Memelihara peralatan kantor.
8. Melakukan prosedur administrasi	8.1. Mengidentifikasi dokumen-dokumen kantor 8.2. Melakukan surat-menyurat 8.3. Menata dokumen.
9. Menangani penggandaan dokumen	9.1. Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai 9.2. Melakukan penggandaan dokumen 9.3. Mendistribusikan dokumen.
10. Menangani surat/dok. Kantor	10.1. Mengidentifikasi jenis-jenis surat/ dokumen 10.2. Memproses surat/dokumen 10.3. Mendistribusikan surat/dokumen 10.4. Memproses e-mail.
11. Mengelola sistem kearsipan	11.1. Menentukan sistem kearsipan 11.2. Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan 11.3. Mengimplementasikan sistem kearsipan 11.4. Memelihara sistem kearsipan.
12. Membuat dokumen	12.1. Membuat catatan dikte untuk menghasilkan naskah/dokumen 12.2. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 12.3. Membuat dokumen 12.4. Memproduksi dokumen.
13. Memproses perjalanan bisnis	13.1. Mendeskripsikan perjalanan bisnis 13.2. Melaksanakan penanganan perjalanan bisnis.
14. Mengelola pertemuan/rapat	14.1. Mempersiapkan pertemuan/rapat 14.2. Menyelenggarakan pertemuan/rapat 14.3. Membuat catatan hasil pertemuan/ rapat 14.4. Mendistribusikan hasil pertemuan/ rapat.
15. Mengelola dana kas kecil	15.1. Mempersiapkan administrasi kas kecil 15.2. Membukukan mutasi dan selisih dana kas kecil 15.3. Mendokumentasikan bukti-bukti kas kecil.
16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan	16.1. Mendeskripsikan pelayanan prima 16.2. Mengidentifikasi pelanggan dan kebutuhannya 16.3. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
17. Mengelola data/informasi di tempat kerja	17.1. Mengumpulkan data/informasi 17.2. Melakukan pengolahan data/ informasi
18. Mengaplikasikan administrasi perkantoran di tempat kerja	18.1. Melaksanakan tata persuratan dan kearsipan 18.2. Melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan 18.3. Melaksanakan administrasi keuangan 18.4. Melaksanakan administrasi sarana dan prasarana.

Permulaan

Bismillahirrohmanirrohim

http://en.wikipedia.org/wiki/Basmala