Pengurusan Surat Penting Dengan Kartu Kendali

Merupakan pengurusan surat  dengan menggunakan kartu sebagai pencatatan, baik surat masuk maupun surat keluar.
Biasanya digunakan pada organisasi/instansi yang frekuensi korespondensinya lumayan besar.
Terdapat kantor pusat(depan) sebagai unit kearsipan dan kantor belakang(pada bagian-bagian) unit pengolah.
Pengurusan surat masuk dinas dengan kartu sebagai pencatatan ada 3 jenis, yaitu :

• Surat masuk penting dengan menggunakan kartu kendali rangkap 3 yakni berwarna putih, kuning dan merah
• Surat masuk biasa menggunakan lembar pengantar rangkap 2 berwarna biru.
• Surat masuk rahasia dengan menggunakan lembar pengantar rahasia rangkap 2 berwarana merah.

Pada unit pengolah terdapat 4 bagian(staff), yakni : 

• Penerima
• Pencatat
• Pengar
• Pengendali

Pada unit kearsipan terdapat 3 bagian, yakni :

• Tata Usaha
• Pimpinan
• Pelaksana